電子帳簿保存法とは？個人事業主が対応すべき領収書のデータ保存

2022年の改正を皮切りに、個人事業主やフリーランスにとっても避けて通れない重要課題となった「電子帳簿保存法」。特に「電子取引データの保存」については完全義務化され、これまでのように「PDFで受け取った領収書をプリントアウトして紙で保存する」という運用が認められなくなりました。

本記事では、電子帳簿保存法の基本概要から、個人事業主が具体的にどのように領収書や請求書をデータ保存すべきか、そしてその対応を劇的に効率化するおすすめのツールまでを徹底解説します。

電子帳簿保存法とは？個人事業主が知っておくべき基本概要

電子帳簿保存法（電帳法）とは、国税関係帳簿書類（帳簿、決算関係書類、領収書、請求書など）の全部または一部を、電子データとして保存することを認める、あるいは義務付ける法律です。IT化の進展やペーパーレス化の推進を目的として制定され、幾度かの法改正を経て現在に至ります。

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法は、大きく以下の3つの区分に分けられています。それぞれの内容を正しく理解することが、第一歩となります。

• 1. 電子帳簿等保存（任意）： 会計ソフト等で作成した帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）や決算関係書類を、そのまま電子データとして保存する制度。
• 2. スキャナ保存（任意）： 紙で受け取った領収書や請求書を、スキャナやスマートフォンのカメラで読み取り、画像データとして保存する制度。
• 3. 電子取引データ保存（義務）： メールやクラウドサービスなどを通じて電子データとして受け取った領収書や請求書を、一定の要件を満たした上で「電子データ」のまま保存する制度。

個人事業主が必ず対応すべき「電子取引データの保存」とは

個人事業主が最も注意しなければならないのが、この「電子取引データ保存」です。これまで多くの方が無意識に行っていた処理方法を見直す必要があります。

紙で印刷して保存はNG

ECサイト（Amazonや楽天など）で購入した際の領収書データ、メールに添付されて送られてきた請求書のPDFファイルなど、最初から「電子データ」として授受した取引情報は、必ず「電子データのまま」保存しなければなりません。これを紙に印刷してファイルに閉じるという保存方法は、税法上認められなくなりました。

対象となるデータの具体例

• メールに添付されたPDFの請求書・領収書・見積書
• ECサイトからダウンロードした領収書データ
• クレジットカードの利用明細データ（Web明細）
• 交通系ICカードの利用履歴データ
• クラウドサービスで発行された請求書

データ保存における2つの必須要件

ただパソコンやスマートフォンにPDFを保存しておけば良いわけではありません。以下の要件を満たす必要があります。

手動管理は非効率！専用ツールを活用しよう

受け取る領収書や請求書を一つひとつ「日付_取引先_金額」というファイル名に変更し、指定のフォルダに格納していく作業は、非常に手間がかかりミスも発生しやすいです。また、紙で受け取った領収書のスキャナ保存要件を満たすのも、専用のシステムなしではハードルが高いのが現実です。

そこで、個人事業主の方に強くおすすめしたいのが、電子帳簿保存法に完全対応したクラウド会計ソフトや請求書ツールの導入です。これらを活用すれば、アップロードするだけで法的な要件（タイムスタンプの自動付与や検索機能の提供）を自動的に満たしてくれます。

個人事業主におすすめ！電子帳簿保存法対応のクラウドソフト5選

日々の経理業務を効率化し、法律にもしっかりと準拠できる優秀なサービスを5つ厳選しました。ご自身の事業規模や使い勝手に合わせてお選びください。

1. freee（フリー）会計

簿記の専門知識がなくても、質問に答えていくだけで確定申告書が作成できる直感的な操作性が魅力の「freee」。スマートフォンのアプリ機能が非常に優秀で、出先でも領収書の写真を撮るだけで、電子帳簿保存法の要件を満たした状態でデータを保存（ファイルボックス機能）し、自動で仕訳を推測してくれます。ペーパーレス化を一気に推進したい個人事業主の方に最もおすすめです。

2. マネーフォワード クラウド確定申告

銀行口座やクレジットカードとの連携力においてトップクラスの実力を誇る「マネーフォワード クラウド確定申告」。「マネーフォワード クラウドBox」という機能が標準で備わっており、受領した電子データを電帳法要件を満たした状態で無制限に保存することが可能です。家計簿アプリを利用したことがある方にとっては、非常に馴染みやすいUIとなっています。

3. やよいの青色申告 オンライン

会計ソフトの老舗である弥生が提供するクラウドサービス。「スマート証憑管理」という機能が搭載されており、電子帳簿保存法に対応した形で領収書や請求書を安全にクラウド上で保管・管理できます。初年度無料キャンペーンなどを頻繁に実施しており、コストを抑えて経理の自動化を始めたい方に最適な選択肢です。サポート体制が充実している点も安心です。

4. INVOY（インボイ）

請求書の発行や管理に特化したクラウドサービスです。基本機能を無料で利用することができ、発行した請求書の控えや、受け取った請求書等のデータも電子帳簿保存法に準拠した形で保存が可能です。会計ソフトはすでに別のもので満足しているが、請求書や領収書のデータ管理・発行業務だけを独立して法対応・効率化したいというフリーランスの方にぴったりです。

5. Misoca（ミソカ）

オリジナルのデザインで綺麗な請求書や見積書を素早く作成できることで人気の高い「Misoca」。弥生シリーズとの連携が非常にスムーズですが、単体としても優秀です。発行した書類は自動で保存され、電子帳簿保存法の要件もしっかりとクリア。取引先へのメール送信や郵送代行までワンクリックで完結するため、営業事務の手間を大幅に削減してくれます。

複雑な要件や運用ルールに迷ったら専門家へ相談

「自分が行っている取引形態で、どこまで保存要件を満たせばいいのか分からない」「事務処理規程を自分で作成するのが不安だ」といった場合は、税理士などの専門家に相談するのが最も確実です。法令違反による追徴課税などのリスクを未然に防ぐことができます。

現在の顧問税理士がいない方や、スポットで相談したい方には、全国の税理士から自分に合った専門家を無料で探すことができる「税理士ドットコム」の活用をおすすめします。

まとめ：電子帳簿保存法への対応はクラウドツールの活用が必須

電子帳簿保存法における「電子取引データの保存」は、すべての個人事業主・フリーランスに義務付けられた重要なルールです。未対応のままにしておくと、税務調査の際に指摘を受けるリスクが高まります。

しかし、要件を満たすために手作業でファイル名を変更したりフォルダを整理したりするのは現実的ではありません。今回ご紹介したクラウド会計ソフトや請求書作成ツールを導入することで、法対応を自動化しつつ、日々の経理業務を圧倒的に効率化することができます。

まだ対応が完了していない方は、この機会にビジネスのデジタル化を一気に進め、本業である事業に集中できる環境を整えていきましょう。